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Gerenciamento Eletrônico de Documentos

O que é

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que permite converter papel em imagem e armazenar, organizar e acessar documentos digitalmente. O sistema pode ser aplicado a qualquer tipo de documento e permite que a empresa gerencie as informações contidas neles de forma rápida e automatizada, reduzindo custos e a necessidade de espaço físico para arquivar papéis importantes.

Etapas

O processo de implantação do GED é composto por cinco fases, que vão desde a preparação dos documentos até a disponibilização dos arquivos em um banco de dados.

Preparação

Consiste na padronização e organização dos documentos que serão digitalizados. Nesta etapa, são retirados clips e grampos, e os documentos são separados por lotes.

Digitalização

Depois de organizados, os documentos em papel passam por scanners de alta resolução e são transformados em imagens digitais.

Indexação

Neste momento, os documentos são organizados e agrupados de maneira lógica para facilitar o acesso dos usuários.

Conferência

Os documentos digitalizados e organizados são checados em relação à qualidade da imagem e a integridade das cópias.

Disponibilização

Os documentos digitalizados são disponibilizados aos usuários para arquivamento e consulta.

GED simplificado

O GED simplificado é a escolha certa para quem quer implantar o gerenciamento eletrônico de documentos em pequenos projetos, a custos mais baixos e, como o próprio nome já diz, de maneira simplificada. O processo consiste na instalação de equipamentos na sede do cliente e na implantação do sistema de acordo com as necessidades dele, seguindo as mesmas etapas de digitalização, conferência e disponibilização do GED comum.

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